Lo primero que hay que saber sobre los cajones de control de efectivo.

Cada vez es más común ver en ciertos comercios, restaurantes, panaderías, estancos, farmacias… este tipo de máquinas en las que, bien el empleado, bien el cliente, introducen el pago en efectivo en l maquina y ésta devuelve el cambio.

CashLoy POS 1500, fabricada por la conocida empresa de vending Azkoyen

En este artículo vamos a hacer una primera aproximación a este tipo de máquinas, en qué tipo de comercios tiene sentido utilizarlas y cuales son los principales fabricantes.

Vamos allá.

¿Qué aportan los cajones de control de efectivo a nuestro comercio?

  1. CUADRE DE CAJA: Especialmente útiles allí donde ya sea por errores o por robos del personal, la caja no cuadra. Este tipo de máquinas conseguirán que el descuadre de caja se reduzca prácticamente en su totalidad.
  2. HIGIENE: En aquellos comercios en los que los dependientes tienen que manipular alimentos (panaderías, carnicerías, pescaderas), evitarán que el empleado toque el dinero, ganando en higiene y en productividad del propio trabajador que podrá evitar cambiarse continuamente de guantes y lavarse las manos con cada cliente.
  3. SEGURIDAD: Tienen la capacidad de minimizar robos internos por parte de los empleados y en caso de un robo externo en el que incluso se llevaran el cajón completo por la fuerza, mediante el log es posible demostrar la cantidad de efectivo que había dentro de la caja en el momento del robo.

¿Cómo funcionan?

Cuando un comercial de alguna de los distribuidores de este tipo de máquinas nos comente las bondades de su equipo no hablará de hoppers, stacker, recicladores, aceptdores… Son términos técnicos propios de cajeros automáticos porque estas máquinas no dejan de ser mini cajeros automáticos.

El TPV manda la orden de cobro al equipo de control de efectivo y este se pondrá en modo aceptación, es decir, esperando recibir el efectivo. Dispone de una parte para aceptar monedas (Hopper) y otra para billetes (aceptador). Una vez introducido el importe la máquina devolverá el efectivo.

A parte de esto, la máquina calcula un fondo de caja que intentará mantener, distingue billetes falsos, podrá dar cambio o realizar pagos a proveedores y llevará un control de los tickets pagados.

Detalle del monedero y el billetero de CashInfinity, el producto de control de efectivo de la marca de cajeros automáticos japonesa Glory

CLASIFICACION

Podríamos distinguir tres gamas:

Gama de Entrada:

Son las máquinas más sencillas, indicadas para comercios pequeños que no tengan un numero muy alto de operaciones diarias en efectivo (sobre las 500 como máximo). Suelen disponer de 1 Hopper (1 monedero) y 1 Billetero y un precio que ronda los 5000€. Las más conocidas son Cashkeeper CK950, CashDro 2, CashDro 3, CashTPV.

Gama Media:

Maquinas para comercios con un volumen grande de operaciones diarias en efectivo, su monedero suele tener 6 Hoppers, constan de dos 2 billeteros y un precio alrededor de los 8000€. Las más extendidas son CashLogy, CashDro5, CashKeeper CK=.

Gama Alta:

Maquina de altas prestaciones que incluso pueden ser usadas como cajas de autocobro, con seguridad reforzada. Admiten una gran carga de operaciones diarias y su precio ronda los 13000€. Las más extendidas son CashGuard, CashInfinity (Glory), SafePay (Gunnebo)

¿Qué hay que tener en cuenta?

Para instalar una de estas máquinas es importante que sean compatibles con nuestro software de TPV. La mayoría de las máquina tienen algun modulo de conexión con los softwares más habituales del mercado aunque hay excepciones debido a que alguno de los fabricantes de este tipo de equipos también lo son de software de TPV y no quieren darle facilidades a la competencia.

Así por ejemplo, CashDro es fabricada por ICG una conocida empresa de software. Aunque aseguran que su software solo es compatible con su máquina lo cierto es que se puede usar con alguna otra como CashTPV. Otro ejemplo es CashKeeper, fabricada por el grupo LK, desarrollador del software Bitronic muy extendido en Estancos. sin embargo otras máquinas como Cashlogy y CashTPV pueden funcionar con este software.

Otro aspecto importante es tener claro qué tipo de comercio tenemos y cómo vamos a funcionar. Si vamos a colocar la máquina de cara al público para que el cliente introduzca él mismo el dinero o lo va a introducir el dependiente o camarero.

Es importante también el numero de TPVs – cajas que tiene nuestro negocio. En la mayoría de los casos será necesario poner un máquina de control de efectivo por cada caja o disponer de un sistema de gestión de colas de tickets para funcionar con varios TPVs y una sola máquina de control de efectivo.

Si nuestro comercio es una carnicería o pescadería hay que tener en cuenta las balanzas y tendremos que asegurarnos de que el sistema de control de efectivo que instalemos pueda ser gestionado a través de dichas balanzas.

¿Se estropean las máquinas?

La gran mayoría de este tipo de equipos se comercializa junto con un mantenimiento anual que ronda los 1000€ dependiendo del nivel de servicio. Este tipo de máquinas sí tienen averías pese a que a algún comercial o publicista le tiente decir que no. Son máquinas con complejos sistemas de correas y cintas, muchos sensores para controlar el paso de billetes y monedas que son elementos en general muy sucios por el mano a mano por lo que es habitual sufrir atascos en el mejor de los casos, suciedad en los billeteros y monederos y en el peor de los casos la rotura de alguna de las cintas. Por ello, la contratación del mantenimiento es muy recomendale.